Hành chính văn phòng là gì?

Thuật ngữ “Hành chính” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Nó có bốn nghĩa: Hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, hoạt động tổ chức trong lĩnh vực quản lý; Các cơ quan chấp hành của quyền lực nhà nước, bộ máy Chính phủ; Người có tổ chức, ban giám đốc, ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; Người điều hành, người chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa thông dụng nhất, hành chính là hoạt động quản lý.

Người làm hành chính văn phòng có vai trò và trách nhiệm hoạch định, tổ chức, quản lý và phối hợp để thực thi các thủ tục hành chính, các hoạt động xử lý thông tin, giao thức truyền thông nội bộ, kiểm soát cơ sở vật chất và giám sát nhân viên trong văn phòng ... để đảm bảo hoạt động của cơ quan tổ chức luôn đạt hiệu quả và an toàn. Do vậy, hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ.

Trở thành nhà quản trị văn phòng có khó không?

Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị văn phòng trải đều trên mọi phương diện hoạt động của cơ quan, tổ chức nên yêu cầu đối với người làm công tác hành chính văn phòng có những yêu cầu cơ bản: về tố chất là một người năng động, tháo vát, quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp;

Về kỹ năng phải có các kỹ năng cần thiết như kỹ năng tham mưu cho các cấp lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng; về kinh nghiệm phải là những người “đa năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để có thể hiểu và phối hợp tốt với tất cả các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức.

ĐH Hoa Sen chú trọng phát triển các kỹ năng mềm cho sinh viên

Đây là ngành học phù hợp với những sinh viên năng động, thích lập kế hoạch, có đầu óc tổ chức và quản lý, khả năng tương tác và giao tiếp tốt.

Ngành học không sợ “thất nghiệp”

Cho dù quy mô của cơ quan, tổ chức lớn hay nhỏ, loại hình doanh nghiệp trong hay nước ngoài, đơn vị kinh tế hay hành chính sự nghiệp thì hành chính văn phòng vẫn là bộ phận mà các cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến.

Chỉ riêng tại TP.HCM hiện có hơn 633.000 đơn vị kinh tế, hành chính, sự nghiệp và cơ sở tôn giáo, tín ngưỡng, trong đó có hơn 172.000 doanh nghiệp và hơn 13.000 cơ sở, chi nhánh và văn phòng trực thuộc doanh nghiệp[NTB1] . Vì vậy cơ hội làm việc rất rộng mở. Theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam, mức lương của người làm công tác hành chính văn phòng từ mức 5,5  - 55 triệu đồng/ tháng tùy theo vị trí công việc, thâm niên, chức vụ và loại hình doanh nghiệp

Học quản trị văn phòng ở đâu?

Hiện có không nhiều trường đại học tại TP.HCM đào tạo ngành học này. Tại Đại học Hoa Sen, chương trình quản trị văn phòng được mở ngay từ khi thành lập trường (1991). Trong những năm qua, trường đã cung ứng cho xã hội hơn 1.200 nhân sự hiện là nhân viên, chuyên viên quản trị hành chính, thư ký… đang làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp tại TP.HCM và các tỉnh lân cận.[NTB2]  Năm 2017, trường đã đẩy mạnh xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng bậc đại học.

Sinh viên Hoa Sen được trang bị các kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả

Sinh viên theo học ngành này sẽ được trang bị kiến thức cơ bản như: tư duy tổ chức, quản lý công việc hiệu quả; chủ động, sáng tạo, chuyên nghiệp trong xử lý vấn đề; thành thạo nghiệp vụ hành chính, ứng dụng hiệu quả công nghệ hiện đại trong công tác quản trị văn phòng; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả; kỹ năng thích ứng và hội nhập cao với môi trường làm việc nhiều thách thức của xã hội.

Sau khi tốt nghiệp, sinh viên tốt nghiệp có thể đảm đương các vị trí như: giám đốc, trưởng phòng hành chính, chánh văn phòng; thư ký, trợ lý cho các cấp lãnh đạo, các phòng ban; cán bộ giảng dạy các ngành có liên quan đến nghiệp vụ quản trị văn phòng trong các viện, trường cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.

Vũ Minh

Công việc bàn giấy, đó là từ đầu tiên nhiều người nghĩ tới khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng. Sự thực công việc này có đơn giản như vậy?

Hành chính văn phòng là gì?

Thuật ngữ “Hành chính” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Nó có bốn nghĩa: Hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, hoạt động tổ chức trong lĩnh vực quản lý; Các cơ quan chấp hành của quyền lực nhà nước, bộ máy Chính phủ; Người có tổ chức, ban giám đốc, ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; Người điều hành, người chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa thông dụng nhất, hành chính là hoạt động quản lý.

Người làm hành chính văn phòng có vai trò và trách nhiệm hoạch định, tổ chức, quản lý và phối hợp để thực thi các thủ tục hành chính, các hoạt động xử lý thông tin, giao thức truyền thông nội bộ, kiểm soát cơ sở vật chất và giám sát nhân viên trong văn phòng ... để đảm bảo hoạt động của cơ quan tổ chức luôn đạt hiệu quả và an toàn. Do vậy, hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ.

Trở thành nhà quản trị văn phòng có khó không?

Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị văn phòng trải đều trên mọi phương diện hoạt động của cơ quan, tổ chức nên yêu cầu đối với người làm công tác hành chính văn phòng có những yêu cầu cơ bản: về tố chất là một người năng động, tháo vát, quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp;

Về kỹ năng phải có các kỹ năng cần thiết như kỹ năng tham mưu cho các cấp lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng; về kinh nghiệm phải là những người “đa năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để có thể hiểu và phối hợp tốt với tất cả các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức.

ĐH Hoa Sen chú trọng phát triển các kỹ năng mềm cho sinh viên

Đây là ngành học phù hợp với những sinh viên năng động, thích lập kế hoạch, có đầu óc tổ chức và quản lý, khả năng tương tác và giao tiếp tốt.

Ngành học không sợ “thất nghiệp”

Cho dù quy mô của cơ quan, tổ chức lớn hay nhỏ, loại hình doanh nghiệp trong hay nước ngoài, đơn vị kinh tế hay hành chính sự nghiệp thì hành chính văn phòng vẫn là bộ phận mà các cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến.

Chỉ riêng tại TP.HCM hiện có hơn 633.000 đơn vị kinh tế, hành chính, sự nghiệp và cơ sở tôn giáo, tín ngưỡng, trong đó có hơn 172.000 doanh nghiệp và hơn 13.000 cơ sở, chi nhánh và văn phòng trực thuộc doanh nghiệp[NTB1] . Vì vậy cơ hội làm việc rất rộng mở. Theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam, mức lương của người làm công tác hành chính văn phòng từ mức 5,5  - 55 triệu đồng/ tháng tùy theo vị trí công việc, thâm niên, chức vụ và loại hình doanh nghiệp

Học quản trị văn phòng ở đâu?

Hiện có không nhiều trường đại học tại TP.HCM đào tạo ngành học này. Tại Đại học Hoa Sen, chương trình quản trị văn phòng được mở ngay từ khi thành lập trường (1991). Trong những năm qua, trường đã cung ứng cho xã hội hơn 1.200 nhân sự hiện là nhân viên, chuyên viên quản trị hành chính, thư ký… đang làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp tại TP.HCM và các tỉnh lân cận.[NTB2]  Năm 2017, trường đã đẩy mạnh xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng bậc đại học.

Sinh viên Hoa Sen được trang bị các kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả

Sinh viên theo học ngành này sẽ được trang bị kiến thức cơ bản như: tư duy tổ chức, quản lý công việc hiệu quả; chủ động, sáng tạo, chuyên nghiệp trong xử lý vấn đề; thành thạo nghiệp vụ hành chính, ứng dụng hiệu quả công nghệ hiện đại trong công tác quản trị văn phòng; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả; kỹ năng thích ứng và hội nhập cao với môi trường làm việc nhiều thách thức của xã hội.

Sau khi tốt nghiệp, sinh viên tốt nghiệp có thể đảm đương các vị trí như: giám đốc, trưởng phòng hành chính, chánh văn phòng; thư ký, trợ lý cho các cấp lãnh đạo, các phòng ban; cán bộ giảng dạy các ngành có liên quan đến nghiệp vụ quản trị văn phòng trong các viện, trường cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.

Vũ Minh

PGS.TS Trần Đắc Phu 

Theo PGS Phu, giai đoạn trước Việt Nam đã kiểm soát rất tốt người nhập cảnh vào Việt Nam nên số ca bệnh giảm, số mắc trong nhóm nhập cảnh này cũng giảm và trì hoãn được thời gian dịch lây ra cộng đồng.

Tuy nhiên hiện tại, dịch đã lây lan ra cộng đồng, đây mới là mối quan tâm lớn. Nếu không có các biện pháp quyết liệt, triệt để, dịch có thể bùng lại.

Đơn cử như như Singapore, ban đầu kiểm soát tốt người nhập cảnh từ Trung Quốc, Hàn Quốc nhưng đến giai đoạn sau, không kiểm soát tốt nên dịch lan nhanh. Vì lẽ đó, từ ngày 7/4, quốc gia này đã quyết định thực hiện giãn cách xã hội trong vòng 1 tháng.

“Vì vậy thời điểm này chúng ta không được chủ quan. Các địa phương vẫn phải quyết liệt, người dân tiếp tục nghiêm túc thực hiện giãn cách xã hội. Nếu không quyết tâm, không đồng lòng lúc này có thể mọi công sức ở các giai đoạn trước thành số 0”, PGS Phu khuyến cáo.

PGS Phu nhấn mạnh, việc thực hiện giãn cách xã hội có ý nghĩa quan trọng, giúp người mắc bệnh có triệu chứng nhẹ nhưng không biết hoặc những người không triệu chứng có nguy cơ mắc bệnh không cơ cơ hội lây cho cộng đồng

Theo PGS Phu, Việt Nam vẫn luôn kiên trì nguyên tắc phát hiện sớm, cách ly, khoanh vùng dập dịch triệt để nhưng giờ là giai đoạn quyết định, nếu để dịch bùng lên trong cộng đồng thành các ổ dịch lớn sẽ rất khó khăn trong dập dịch.

Trong cộng đồng hiện có 2 ca bệnh đáng quan tâm liên quan đến bệnh nhân 237 người Thụy Điển và bệnh nhân người Hàn Quốc, từng ở Bình Dương.

Với ca bệnh 237, PGS Phu cho rằng bệnh nhân có lịch trình khá phức tạp, chưa xác định được Ca F0. Bệnh nhân này ở Việt Nam từ tháng 12/2019, vậy có thể lây bệnh tại Việt Nam, nhưng chưa xác định lây từ người nước ngoài hay người Việt Nam.

PGS Phu nhận định, nếu các ca mắc mới Covid-19 tiếp tục giảm, các ổ dịch nhỏ có thể kiểm soát thì sau 15/4 có thể nới lỏng giãn cách xã hội, thay vào đó có thể có các biện pháp phù hợp hơn theo tình hình. Nếu trường hợp có ổ dịch mới, vẫn sẽ phải tiếp tục thực hiện các biện pháp nghiêm ngặt.

Lê Văn Lệ
Ảnh: Nguyễn Thị Lan Anh

Việt Nam sang giai đoạn mất dấu F0, cả nước hãy ở yên tại chỗ

- Hiện tại đã có những ổ dịch không tìm được bệnh nhân số 0, nguy cơ lây ra cộng đồng rất cao nên mọi người dân hãy ở yên tại chỗ.  

Hôm nay là ngày thứ 3 liên tiếp, Việt Nam ghi nhận số ca mắc Covid-19 giảm, đặc biệt trong buổi sáng 2 ngày liên tiếp không có thêm ca mới.

Trong khi thời điểm 10 ngày cuối tháng 3, số ca mắc liên tục hơn 10 ca/ngày, riêng ngày 22/3 ghi nhận tới 19 ca.

PGS.TS Trần Đắc Phu, Cố vấn cao TT Đáp ứng khẩn cấp sự kiện y tế công cộng, Bộ Y tế đánh giá, đây là những tín hiệu tốt nhưng không được chủ quan.

“Những tín hiệu này có bền vững hay không còn phải đợi thêm. Việc các ca nhiễm giảm trong mấy ngày qua chưa đánh giá được điều gì vì thời gian ủ bệnh của Covid-19 lên tới 14 ngày”, PGS Phu nói.

PGS.TS Trần Đắc Phu 

Theo PGS Phu, giai đoạn trước Việt Nam đã kiểm soát rất tốt người nhập cảnh vào Việt Nam nên số ca bệnh giảm, số mắc trong nhóm nhập cảnh này cũng giảm và trì hoãn được thời gian dịch lây ra cộng đồng.

Tuy nhiên hiện tại, dịch đã lây lan ra cộng đồng, đây mới là mối quan tâm lớn. Nếu không có các biện pháp quyết liệt, triệt để, dịch có thể bùng lại.

Đơn cử như như Singapore, ban đầu kiểm soát tốt người nhập cảnh từ Trung Quốc, Hàn Quốc nhưng đến giai đoạn sau, không kiểm soát tốt nên dịch lan nhanh. Vì lẽ đó, từ ngày 7/4, quốc gia này đã quyết định thực hiện giãn cách xã hội trong vòng 1 tháng.

“Vì vậy thời điểm này chúng ta không được chủ quan. Các địa phương vẫn phải quyết liệt, người dân tiếp tục nghiêm túc thực hiện giãn cách xã hội. Nếu không quyết tâm, không đồng lòng lúc này có thể mọi công sức ở các giai đoạn trước thành số 0”, PGS Phu khuyến cáo.

PGS Phu nhấn mạnh, việc thực hiện giãn cách xã hội có ý nghĩa quan trọng, giúp người mắc bệnh có triệu chứng nhẹ nhưng không biết hoặc những người không triệu chứng có nguy cơ mắc bệnh không cơ cơ hội lây cho cộng đồng

Theo PGS Phu, Việt Nam vẫn luôn kiên trì nguyên tắc phát hiện sớm, cách ly, khoanh vùng dập dịch triệt để nhưng giờ là giai đoạn quyết định, nếu để dịch bùng lên trong cộng đồng thành các ổ dịch lớn sẽ rất khó khăn trong dập dịch.

Trong cộng đồng hiện có 2 ca bệnh đáng quan tâm liên quan đến bệnh nhân 237 người Thụy Điển và bệnh nhân người Hàn Quốc, từng ở Bình Dương.

Với ca bệnh 237, PGS Phu cho rằng bệnh nhân có lịch trình khá phức tạp, chưa xác định được Ca F0. Bệnh nhân này ở Việt Nam từ tháng 12/2019, vậy có thể lây bệnh tại Việt Nam, nhưng chưa xác định lây từ người nước ngoài hay người Việt Nam.

PGS Phu nhận định, nếu các ca mắc mới Covid-19 tiếp tục giảm, các ổ dịch nhỏ có thể kiểm soát thì sau 15/4 có thể nới lỏng giãn cách xã hội, thay vào đó có thể có các biện pháp phù hợp hơn theo tình hình. Nếu trường hợp có ổ dịch mới, vẫn sẽ phải tiếp tục thực hiện các biện pháp nghiêm ngặt.

Lê Văn Lệ
Ảnh: Nguyễn Thị Lan Anh

Việt Nam sang giai đoạn mất dấu F0, cả nước hãy ở yên tại chỗ

- Hiện tại đã có những ổ dịch không tìm được bệnh nhân số 0, nguy cơ lây ra cộng đồng rất cao nên mọi người dân hãy ở yên tại chỗ.  

Ông Yeo Siang Tiong, Tổng giám đốc Kaspersky khu vực Đông Nam Á cho biết: “Năm 2019 chứng kiến sự cải thiện đáng kể của bối cảnh an ninh mạng tại Việt Nam" (Ảnh minh họa: Internet)

Theo báo cáo “Kaspersky Security Network 2019” vừa được hãng bảo mật này công bố, trong năm ngoái, Việt Nam có 371.979.051 sự cố tấn công ngoại tuyến. Với số lượng sự cố giảm đáng kể, Việt Nam từ vị thứ 2 với 415.592.714 sự cố năm 2018 đã xuống vị trí thứ 6 trên toàn cầu năm 2019. Singapore là quốc gia có tỷ lệ tấn công ngoại tuyến thấp nhất khu vực Đông Nam Á (34,8%) vào năm 2019, tương ứng với vị trí thứ 130 trên thế giới.

Cũng theo báo cáo, Việt Nam xếp thứ 17 trên toàn thế giới với 75.004.388 sự cố đe dọa trực tuyến trong năm 2019, tương ứng với 40% người dùng bị tấn công bởi các mối đe dọa từ internet. Singapore có số lượng tấn công trực tuyến thấp nhất Đông Nam Á với 4.657.235, đứng ở vị trí thứ 156 trên toàn cầu.

Kaspersky cũng điểm ra 5 mối đe dọa trực tuyến hàng đầu ở Đông Nam Á, bao gồm: Mã độc ẩn trong các website - rất dễ gặp khi người dùng truy cập vào trình duyệt web bị nhiễm mã độc hoặc các quảng cáo trực tuyến; Mã độc trong tệp, chương trình được người dùng vô tình tải xuống từ Internet; Tệp đính kèm độc hại từ email trực tuyến; Mã độc ẩn trong tiện ích mở rộng trên trình duyệt;Tệp chứa mã độc hoặc bị điều khiển bằng phương thức C&C từ máy chủ của hacker.

Dữ liệu từ báo cáo “Kaspersky Security Network 2019” cũng cho thấy sự cố gây ra do nguồn đe dọa mạng ở Việt Nam năm 2019 đã giảm 49,75% so với năm 2018, từ 5.335.619 sự cố xuống còn 2.681.360 sự cố, xếp ở vị trí thứ 30 trên toàn thế giới. Đối với các nước Đông Nam Á, số lượng sự cố gây ra do nguồn đe dọa mạng ở Indonesia xếp thứ 32, Philippines xếp thứ 37, Thái Lan xếp thứ 38, Malaysia ở vị trí thứ 40, trong khi Singapore đứng thứ 10 trên toàn thế giới với số lượng cao nhất Đông Nam Á (11.785.878 sự cố).

Ông Yeo Siang Tiong, Tổng giám đốc Kaspersky khu vực Đông Nam Á cho biết: “Năm 2019 chứng kiến sự cải thiện đáng kể của bối cảnh an ninh mạng tại Việt Nam. Chúng tôi đánh giá cao những nỗ lực của Chính phủ Việt Nam trong việc nâng cao nhận thức của người dùng và khả năng phòng thủ trước các cuộc tấn công mạng của doanh nghiệp. Mặc dù những thay đổi này đã và đang mang lại nhiều lợi ích cho người dùng Việt Nam, nhưng chúng ta cần phải đề cao cảnh giác trước tội phạm mạng vì chúng chắc chắn vẫn đang tiếp tục gây lây nhiễm mã độc nhiều nhất có thể”.

Ông Yeo Siang Tiong, Tổng giám đốc Kaspersky khu vực Đông Nam Á cho biết: “Năm 2019 chứng kiến sự cải thiện đáng kể của bối cảnh an ninh mạng tại Việt Nam" (Ảnh minh họa: Internet)

Theo báo cáo “Kaspersky Security Network 2019” vừa được hãng bảo mật này công bố, trong năm ngoái, Việt Nam có 371.979.051 sự cố tấn công ngoại tuyến. Với số lượng sự cố giảm đáng kể, Việt Nam từ vị thứ 2 với 415.592.714 sự cố năm 2018 đã xuống vị trí thứ 6 trên toàn cầu năm 2019. Singapore là quốc gia có tỷ lệ tấn công ngoại tuyến thấp nhất khu vực Đông Nam Á (34,8%) vào năm 2019, tương ứng với vị trí thứ 130 trên thế giới.

Cũng theo báo cáo, Việt Nam xếp thứ 17 trên toàn thế giới với 75.004.388 sự cố đe dọa trực tuyến trong năm 2019, tương ứng với 40% người dùng bị tấn công bởi các mối đe dọa từ internet. Singapore có số lượng tấn công trực tuyến thấp nhất Đông Nam Á với 4.657.235, đứng ở vị trí thứ 156 trên toàn cầu.

Kaspersky cũng điểm ra 5 mối đe dọa trực tuyến hàng đầu ở Đông Nam Á, bao gồm: Mã độc ẩn trong các website - rất dễ gặp khi người dùng truy cập vào trình duyệt web bị nhiễm mã độc hoặc các quảng cáo trực tuyến; Mã độc trong tệp, chương trình được người dùng vô tình tải xuống từ Internet; Tệp đính kèm độc hại từ email trực tuyến; Mã độc ẩn trong tiện ích mở rộng trên trình duyệt;Tệp chứa mã độc hoặc bị điều khiển bằng phương thức C&C từ máy chủ của hacker.

Dữ liệu từ báo cáo “Kaspersky Security Network 2019” cũng cho thấy sự cố gây ra do nguồn đe dọa mạng ở Việt Nam năm 2019 đã giảm 49,75% so với năm 2018, từ 5.335.619 sự cố xuống còn 2.681.360 sự cố, xếp ở vị trí thứ 30 trên toàn thế giới. Đối với các nước Đông Nam Á, số lượng sự cố gây ra do nguồn đe dọa mạng ở Indonesia xếp thứ 32, Philippines xếp thứ 37, Thái Lan xếp thứ 38, Malaysia ở vị trí thứ 40, trong khi Singapore đứng thứ 10 trên toàn thế giới với số lượng cao nhất Đông Nam Á (11.785.878 sự cố).

Ông Yeo Siang Tiong, Tổng giám đốc Kaspersky khu vực Đông Nam Á cho biết: “Năm 2019 chứng kiến sự cải thiện đáng kể của bối cảnh an ninh mạng tại Việt Nam. Chúng tôi đánh giá cao những nỗ lực của Chính phủ Việt Nam trong việc nâng cao nhận thức của người dùng và khả năng phòng thủ trước các cuộc tấn công mạng của doanh nghiệp. Mặc dù những thay đổi này đã và đang mang lại nhiều lợi ích cho người dùng Việt Nam, nhưng chúng ta cần phải đề cao cảnh giác trước tội phạm mạng vì chúng chắc chắn vẫn đang tiếp tục gây lây nhiễm mã độc nhiều nhất có thể”.